Выбрать страницу

Вакансия на должность «Ассистента исполнительного бюро»

Обязанности:

  • Осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя.
  • Ежедневная актуализация исходящей и входящей корреспонденции.
  • Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Обрабатывает корреспонденцию согласно приоритетам и срочности.
  • Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
  • Копирует и сканирует необходимую документацию.
  • Принимает телефонные звонки, организует проведение телефонных переговоров руководителя. Фиксирует и передает служебную информацию руководителю.
  • По поручению руководителя составляет и переводит письма, запросы, другие документы.
  • Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
  • Осуществляет контроль исполнения работниками Фонда изданных приказов и распоряжений, контролирует сроки выполнения указаний и поручений руководителя по итогам рабочих встреч и планерок.
  • Ведет закуп канцелярских принадлежностей для сотрудников Фонда.
  • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  • Организует меры по укреплению исполнительной дисциплины.
  • Ведет архив документации Фонда, обеспечивает его сохранность и перевод в электронный вид.
  • Организует командировки сотрудников в соответствии с приказом, заявкой и заданием на командировку, подписанной руководителем: заказывает авиа — и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
  • Составляет, обновляет контактные данные  партнеров (картотека).
  • Взаимодействует с партнерами и посетителями Фонда по поручению руководителя. Организовывает кофе, чай для посетителей.
  • Оформляет доверенности на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей
  • Организует рассылки в регионы.
  • Взаимодействует с учредителями Фонда.
  • Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Требования к соискателям:

  • знание немецкого языка (мин. B1);
  • знание английского (мин. Intermediate)
  • знание структуры управления организации;
  • знание теории менеджмента и работы с персоналом;
  • знание основ и стандартов делопроизводства;
  • высшее образование
  • уверенный пользователь ПК, отличные знания MS Word, Excel,  Power Point и знание почтовых клиентов;
  • знакомство с историей, традициями и обычаями этнических немцев Казахстана;
  • опыт организации конференций, выездных мероприятий, культурно-массовых мероприятий;
  • бесконфликтность, ответственность, стрессоустойчивость, умение работать в условиях многозадачности;
  • творческий подход к выполняемой работе.

Резюме присылать на электронный адрес: hrmanager@wiedergeburt.kz

 

X